8.1 Введение
Основными документами являются те документы, которые вместе или по отдельности позволяют оценить проведение исследования и качество полученных данных. Эти документы служат доказательством соблюдения исследователем, спонсором и монитором стандартов надлежащей клинической практики (GCP) и нормативных требований.
Основные документы также служат большому числу иных важных целей. Своевременное помещение основных документов в файлы исследователя/организации и спонсора может существенно способствовать успешному выполнению в рамках клинического исследования своих функций исследователем, спонсором и монитором. Кроме того, эти документы обычно являются объектом независимого аудита со стороны спонсора и инспекции со стороны уполномоченных органов как части процесса подтверждения законности проведения исследования и достоверности собранных данных.
Ниже приведен минимальный перечень основных документов. Документы сгруппированы в три раздела в зависимости от стадии клинического исследования, на которой они обычно создаются:
1) перед началом клинической фазы исследования;
2) во время клинической фазы исследования;
3) после завершения или преждевременного прекращения исследования.
Дано объяснение целей каждого документа, указано, где документ должен храниться: в файлах исследователя/организации либо спонсора, либо в обоих местах. Допускается объединение некоторых документов при условии, что отдельные элементы легко идентифицируются.
Файлы исследования должны быть созданы в начале исследования как в месте нахождения исследователя/организации, так и в офисе спонсора. Исследование можно считать завершенным только после того, как монитор проверит файлы и исследователя/организации, и спонсора и подтвердит наличие всех необходимых документов в соответствующих файлах.
Перечисленные в настоящем стандарте документы как по отдельности, так и в совокупности могут быть подвергнуты аудиту спонсора и инспекции уполномоченных органов и должны быть предъявлены при проведении таковых.

8.2 Перед началом клинической фазы исследования
На стадии планирования исследования до его формального начала должны быть созданы и помещены в файл следующие документы:

Наименование документа

Цель

Находится в файлах

исследователя/организации спонсора
8.2.1 Брошюра исследователя Документально закрепить факт передачи исследователю необходимой и актуальной научной информации об исследуемом продукте

Х

Х

8.2.2 Подписанный протокол и поправки к нему (если таковые имеются), образец индивидуальной регистрационной карты (ИРК) Документально закрепить факт утверждения спонсором и исследователем протокола/поправок и ИРК

Х

Х

8.2.3 Информация, предоставляемая субъекту исследования
– Форма информированного согласия (включая все необходимые разъяснительные материалы) Документально оформить факт получения информированного согласия

Х

Х

– Любая другая письменная информация Документально подтвердить, что субъектам будет предоставлена соответствующая (с точки зрения содержания и доступности для понимания) письменная информация, помогающая им дать согласие на основе полной информированности

Х

Х

– Рекламные объявления для привлечения субъектов в исследование (если используются) Документально подтвердить, что меры по привлечению субъектов адекватны, и отсутствует элемент принуждения

Х

8.2.4 Финансовые аспекты исследования Документально закрепить финансовое соглашение по исследованию между спонсором и исследователем/организацией

Х

Х

8.2.5 Страховое обязательство (если требуется) Документально подтвердить, что в случае причинения ущерба, связанного с исследованием, субъектам будет доступна компенсация

Х

Х

8.2.6 Подписанное соглашение вовлеченных сторон, например: Документально закрепить соглашения
– между исследователем/организацией и спонсором

Х

Х

– между исследователем/организацией и контрактной исследовательской организацией

Х

Х
(если требуется)

– между спонсором и контрактной исследовательской организацией

Х

– между исследователем/организацией и уполномоченными органами (если требуется)

Х

Х

8.2.7 Датированное и документально оформленное утверждение/одобрение Экспертным советом организации (ЭСО)/Независимым этическим комитетом (НЭК) следующих документов: Документально подтвердить, что данное исследование было рассмотрено и утверждено/одобрено ЭСО/НЭК. Указывают номер версии и дату документа

Х

Х

– протокола и любых поправок
– ИРК (если требуется)
– формы информированного согласия
– любой другой письменной информации, предоставляемой субъектам
– рекламных объявлений для привлечения субъектов в исследование (если используются)
– информации о компенсации субъектам (при наличии)
– любых иных утвержденных/одобренных документов
8.2.8 Состав Экспертного совета организации/Независимого этического комитета Документально закрепить соответствие состава ЭСО/НЭК требованиям GCP

Х

Х
(где требуется)

8.2.9 Разрешение/одобрение протокола/уведомление о протоколе от уполномоченных органов (где требуется) Документально подтвердить, что при наличии соответствующих нормативных требований разрешение/одобрение/уведомление уполномоченных органов получено до начала исследования

Х
(где требуется)

Х
(где требуется)

8.2.10 publications и/или другие документы, подтверждающие квалификацию исследователей и соисследователей Документально подтвердить квалификацию и пригодность для проведения исследования и/или осуществления медицинского наблюдения за субъектами

Х

Х

8.2.11 Нормальный диапазон значений для предусмотренных протоколом медицинских/лабораторных/технических процедур и/или тестов Документально закрепить нормальный диапазон значений для лабораторных тестов

Х

Х

8.2.12 Медицинские/лабораторные/технические процедуры/тесты:
– сертификация
– или аккредитация
– или внутренний и/или внешний контроль качества
– или другие методы подтверждения (где требуется)
Документально подтвердить пригодность оборудования для проведения требуемых тестов и обеспечения надежности результатов

Х
(где требуется)

Х

8.2.13 Образцы этикеток на упаковках исследуемых продуктов Документально подтвердить соблюдение соответствующих требований к маркировке исследуемого препарата и пригодность инструкций для субъектов

Х

8.2.14 Инструкция по обращению с исследуемыми продуктами и расходными материалами (если не включено в протокол или брошюру исследователя) Документально закрепить инструкции для обеспечения надлежащего хранения, упаковки, распределения и утилизации исследуемых продуктов и расходных материалов

Х

Х

8.2.15 Учет поставок исследуемых продуктов и расходных материалов Документально закрепить даты и способ поставки, номера серий исследуемых продуктов и расходных материалов. Позволяет отследить серию продукта, контролировать условия поставки и вести учет

Х

Х

8.2.16 Сертификаты анализов поставленных исследуемых продуктов Документально подтвердить подлинность, чистоту и количественное содержание активного вещества (дозировку) исследуемых продуктов

Х

8.2.17 Процедуры раскрытия кода для исследований, проводимых слепым методом Документально закрепить процедуру экстренной идентификации маскированного исследуемого продукта без нарушения маскировки для остальных субъектов

Х

Х
(в соответствующих случаях, третья сторона)

8.2.18 Рандомизационный список Документально закрепить метод рандомизации субъектов исследования

Х
(в соответствующих случаях, третья сторона)

8.2.19 Отчет монитора о предварительном визите Документально подтвердить приемлемость исследовательского центра для данного исследования (может быть объединено с 8.2.20)

Х

8.2.20 Отчет монитора о стартовом визите Документально подтвердить факт ознакомления исследователя и занятого в исследовании персонала с процедурами исследования (может быть объединено с 8.2.19)

Х

Х

8.3 Во время клинической фазы исследования
В подтверждение того, что вся необходимая новая информация документально оформляется по мере ее поступления, в дополнение к вышеперечисленным документам, имеющимся в файле, по ходу исследования необходимо добавлять следующие документы:

Наименование документа

Цель

Находится в файлах

исследователя/организации спонсора
8.3.1 Обновленные версии брошюры исследователя Документально закрепить факт своевременного сообщения исследователю необходимой информации по мере ее поступления

Х

Х

8.3.2 Любое изменение:
– протокола/поправок и ИРК
– формы информированного согласия
– любой другой письменной информации, предоставляемой субъектам
– рекламных объявлений для привлечения субъектов в исследование (если используются)
Документально закрепить изменения данных документов, произведенные во время исследования

Х

Х

8.3.3 Датированное и документально оформленное утверждение/одобрение Экспертным советом организации (ЭСО)/Независимым этическим комитетом (НЭК) следующих документов:
– поправок к протоколу
– новых редакций:
– формы информированного согласия
– предоставляемых субъектам материалов
– рекламных объявлений для привлечения субъектов в исследование (если используется)
– других утвержденных/одобренных документов
– результатов периодического рассмотрения документации по исследованию (где требуется)
Документально подтвердить факт рассмотрения и утверждения/одобрения ЭСО/НЭК поправок и/или новых редакций. Указываются редакция и дата документа

Х

Х

8.3.4 Где требуется, разрешение/одобрение/уведомление уполномоченных органов для:
– поправок к протоколу и других документов
Документально закрепить соответствие нормативным требованиям

Х
(где требуется)

Х

8.3.5 Научную биографию (traqueur) новых исследователей и/или соисследователей См. 8.2.10

Х

Х

8.3.6 Изменения нормального диапазона значений для предусмотренных протоколом медицинских/лабораторных/технических процедур/тестов Документально закрепить нормальный диапазон значений тестов, измененных в ходе исследования (см. 8.2.11)

Х

Х

8.3.7 Изменения в медицинских/лабораторных/технических процедурах/тестах:
– сертификация
– или аккредитация
– или внутренний и/или внешний контроль качества
– или другие методы подтверждения (где требуется)
Документально подтвердить, что тесты продолжают отвечать требованиям в течение периода исследования (см. 8.2.12)

Х
(где требуется)

Х

8.3.8 Документация по поставкам исследуемых продуктов и расходных материалов См. 8.2.15

Х

Х

8.3.9 Сертификаты анализа новых серий исследуемых продуктов См. 8.2.16

Х

8.3.10 Отчеты мониторов о визитах Документально закрепить визиты мониторов и их результаты

Х

8.3.11 Существенные для исследования переговоры/переписка (помимо визитов):
– переписка
– записи встреч
– записи телефонных переговоров
Документально закрепить любые соглашения либо существенные переговоры, касающиеся вопросов проведения исследования, его административных аспектов, нарушений протокола, отчетности по нежелательным явлениям

Х

Х

8.3.12 Подписанные формы информированного согласия Документально подтвердить, что согласие каждого субъекта получено в соответствии с GCP и протоколом до начала участия в исследовании. Кроме того, документально закрепить разрешение на прямой доступ (см. 8.2.3)

Х

8.3.13 Первичная документация Документально подтвердить факт существования субъекта и достоверность собранных данных. Включить исходные документы, относящиеся к исследованию, лечению и анамнезу субъекта

Х

8.3.14 Заполненные, датированные и подписанные индивидуальные регистрационные карты (ИРК) Документально оформить подтверждение исследователем или уполномоченными сотрудниками исследователя зарегистрированных данных

Х
(копия)

Х
(оригинал)

8.3.15 Документирование исправлений в ИРК Документально закрепить все изменения/дополнения или исправления, сделанные в ИРК после записи первоначальных данных

Х
(копия)

Х
(оригинал)

8.3.16 Уведомление спонсора исследователем о серьезных нежелательных явлениях и соответствующие отчеты Уведомление спонсора исследователем о серьезных нежелательных явлениях и соответствующие отчеты согласно 4.11

Х

Х


8.3.17 Уведомление спонсором и/или исследователем (что применимо) уполномоченных органов и ЭСО/НЭК о непредвиденных серьезных нежелательных реакциях и о другой информации по безопасности
Уведомление спонсором и/или исследователем (что применимо) уполномоченных органов и ЭСО/НЭК о непредвиденных серьезных нежелательных реакциях в соответствии с 5.17 и 4.11.1 и о другой информации по безопасности в соответствии с 5.16.2 и 4.11.2

Х
(где требуется)

Х

8.3.18 Сообщение спонсором исследователю информации по безопасности Сообщение спонсором исследователю информации по безопасности в соответствии с 5.16.2

Х

Х

8.3.19 Промежуточные или годовые отчеты, предоставляемые ЭСО/НЭК и уполномоченным органам Промежуточные или годовые отчеты, предоставляемые ЭСО/НЭК в соответствии с 4.10 и уполномоченным органам в соответствии с 5.17.3

Х

Х
(где требуется)

8.3.20 Журнал скрининга субъектов Документально закрепить идентификацию субъектов, прошедших перед исследованием скрининг

Х

Х
(где требуется)

8.3.21 Список идентификационных кодов субъектов Документально подтвердить, что исследователь/организация хранит конфиденциальный список имен всех субъектов, которым при включении в исследование были присвоены идентификационные коды. Позволяет исследователю/организации идентифицировать любого субъекта

Х

8.3.22 Журнал регистрации включения субъектов Документально закрепить хронологическую последовательность включения субъектов по идентификационным кодам

Х

8.3.23 Учет исследуемого продукта в исследовательском центре Документально закрепить использование исследуемого продукта в соответствии с протоколом

Х

Х

8.3.24 Лист образцов подписей Документально закрепить образцы подписей и инициалов всех лиц, уполномоченных вносить данные и/или исправления в ИРК

Х

Х

8.3.25 Учет хранящихся образцов биологических жидкостей/тканей (если имеются) Документально закрепить местонахождение и идентификацию хранящихся образцов в случае необходимости проведения повторных анализов

Х

Х

8.4 После завершения или прекращения исследования
После завершения или прекращения исследования все документы, перечисленные в 8.2 и 8.3, должны содержаться в файле исследования вместе с нижеуказанными документами:

Наименование документа

Цель

Находится в файлах

исследователя/организации

спонсора

8.4.1 Учет исследуемого продукта в исследовательском центре Документально закрепить использование исследуемого продукта в соответствии с протоколом. Документально закрепить результаты окончательного подсчета количества исследуемого продукта, полученного исследовательским центром, выданного субъектам, возвращенного субъектами и возвращенного спонсору

Х

Х

8.4.2 Документация по уничтожению исследуемого продукта Документально закрепить факт уничтожения неиспользованных исследуемых продуктов спонсором или в исследовательском центре

Х
(если уничтожен в клиническом центре)

Х

8.4.3 Итоговый список идентификационных кодов субъектов Сделать возможной идентификацию всех включенных в исследование субъектов в случае необходимости их последующего наблюдения. Список должен храниться с соблюдением требований конфиденциальности в течение согласованного срока

Х

8.4.4 Сертификат аудита (если имеется) Документально закрепить факт проведения аудита

Х

8.4.5 Отчет монитора о завершающем визите Документально закрепить окончание всех мероприятий исследования, необходимых для завершающего визита, и наличие копий основных документов в соответствующих файлах

Х

8.4.6 Документация по распределению субъектов по группам и раскрытию кодов Возвращается спонсору для документального закрепления имевших место случаев вскрытия кодов

Х

8.4.7 Итоговый отчет исследователя, предоставляемый ЭСО/НЭК (если требуется) и уполномоченным органам (где применимо) Документально закрепить завершение исследования

Х

8.4.8 Отчет о клиническом исследовании Документально закрепить результаты исследования и их интерпретацию

Х
(если применимо)

Х

 


NBScience

contrat organisation de recherche

thérapie de cellules souches